Policies & Procedures

ABSENCES – School attendance is directly related to student achievement. We encourage all students to come to school every day. If a student is absent from school, a written excuse is required. Unexcused absences of 5 days will result in a letter sent home. Excessive absences of 10 or more days per semester will lead to social worker referral. Please refer to the Code of Conduct for additional information.

AUSENCIAS – La asistencia a la escuela está directamente relacionada con el rendimiento académico de los estudiantes. Nosotros animamos a todos los estudiantes a que vengan a la escuela todos los días. Si un estudiante está ausente de la escuela, se requiere una excusa por escrito. Las ausencias injustificadas de 5 días el resultado será una carta enviada al hogar. Las ausencias excesivas de 10 o más días por semestre el resultado será un referido al trabajador social. Consulte el código de conducta para obtener información adicional.

Read more information about Attendance.

ACADEMIC EXPECTATIONS – Student academic progress will be reported every quarter and at mid-term through Interims and Report Cards. Willow Oak School students are expected to: participate and put forth their best effort, bring materials to class, complete and turn in assignments on time, return weekly reports and/or agendas, signed by parents promptly.

Grading Scale
90-100	A
80-89	B
70-79	C
60-69	D
0-59	F

 

Expectativa Académica – El progreso académico de los estudiantes se informará cada nueve semanas y a mitad del semestre, a través de reporte interino y reporte de calificaciones. Se espera que los estudiantes de la escuela Willow Oak: que participen y hagan su mejor esfuerzo, traigan materiales a la clase, completar sus trabajos, entregar proyectos a tiempo y regresar los reportes semanales y/o agendas firmadas por el padre o encargado lo más pronto posible.

Escala de Calificaciones
90-100	A
80-89	B
70-79	C
60-69	D
0-59	F

ARRIVAL/DISMISSAL – School hours are from 8:00 a.m. – 3:00 p.m. Supervision of students begins at 7:30 a.m. As students arrive they are to go to the Cafeteria for breakfast or to wait until the 7:45 a.m. bell. Students will not be allowed to check-out after 2:45 as we are preparing for dismissal.

• Car Riders Drop-off / Pick-up: Parents should enter the south parking lot for the student drop-off and pick-up area. Please do not park in the front of the school or north entry. This area is reserved for buses only. Cars must display their student’s car tag. If this tag is missing, adults will be directed to the main office to pick up the student.
• Bus Riders: Only students living in designated areas approved for school bus transportation may ride school buses on regular school bus routes. Questions concerning bus routes may be answered by calling the Transportation Department at 534-7308. Please know that riding the bus is a privilege. Students who ride the bus are subject to the rules contained in the Polk County School Board Code of Conduct Handbook and must behave in a manner that does not prohibit or impede the safe transportation of all students. Any students who become a behavior problem on a school bus will be referred to the office for discipline.
• Daycare Van Riders – Daycare van riders will be released as the vans arrive. Please stop by or call the office for a list of daycares who serve our school.
• Walkers and Bike Riders – Walkers and bike riders will be released at 3:00. Kindergarten – 2^nd grade students must walk/ride with an older student or be picked up by a “Walk-Up Parent” (walk-up parents will be given an identification tag). Please do not park and attempt to avoid the car line to pick up your child. This is unsafe.
• Changing the way your child goes home: If you need to make a last-minute change DURING THE SCHOOL DAY there are three ways to do this:
  • Come into the school office with a photo ID.
  • Send in a written request by an adult listed on the student’s emergency contact in Parent Portal. They must present a photo ID.
  • Calling on the phone is not an option to change your child’s dismissal status as there is no way to verify that you are indeed the person who is calling. This is for your child’s safety.

 

LLEGADA / SALIDA – El horario escolar es de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. La supervisión de los estudiantes comienza a las 7:30 a.m. Cuando los estudiantes llegan, deben ir a la cafetería para desayunar o esperar hasta que suene la campana de las 7:45 a.m. A los estudiantes no se les permitirán salir después de las 2:45 ya que nos estamos preparando para la salida.

• Dejar y/o Recoger a los Pasajeros en Automóvil: Los padres deben ingresar al estacionamiento sur para dejar y/o recoger a los estudiantes. Por favor, no se estacione en frente de la escuela o en la entrada norte. Esta área está reservada solo para autobuses. Los automóviles deben mostrar el cartelón de automóvil con el nombre del estudiante. Si falta este cartelón, los adultos serán dirigidos a la oficina principal para que recojan aal estudiante.
• Estudiantes viajando en autobús: Solo los estudiantes que viven en áreas designadas aprobadas para la transportación en autobús escolar pueden viajar en los autobuses escolares en las rutas regulares de autobuses escolares. Las preguntas sobre las rutas de los autobuses o llegada de autobuses podrán saber dicha información llamando al Departamento de Transportacion al 534-7308. Por favor, sepa que viajar en autobús es un privilegio. Los estudiantes que viajan en autobús están sujetos a las reglas contenidas en el Manual del Código de Conducta de la Junta Escolar del Condado de Polk y deben comportarse de una manera que no prohíba o impida el transporte seguro de todos los estudiantes. Cualquier estudiante que se convierta en un problema de comportamiento en un autobús escolar será referido a la oficina para que se le aplique disciplina.
• Pasajeros de vehículo de guardería: los pasajeros de vehículo de guardería serán liberados cuando lleguen los vehículos de guardería. Por Favor visite o llame a la oficina para obtener una lista de las guarderías que sirven a nuestra escuela.
• Cambiar la forma en que su hijo/a regresa a casa: Si necesita hacer un cambio de último minuto DURANTE EL DÍA ESCOLAR, hay tres formas de hacerlo:
• Venga a la oficina de la escuela con una identificación con foto.
• Envíe una solicitud por escrito del adulto que esta anotado en el contacto de emergencia del estudiante en el Portal para padres. Deben presentar una identificación con fotografía.
• Llamar por teléfono no es una opción para cambiar el estado de salida de su hijo/a, ya que no hay forma de verificar que usted sea realmente la persona que está llamando. Esto es por la seguridad de su hijo/a.

BEHAVIOR EXPECTATIONS – All students are expected to follow the Student Code of Conduct. The school and home should work together in teaching respect and self-discipline. Teachers will follow the schoolwide discipline plan and establish classroom rules and procedures. Schoolwide core values will be taught and expected from all students. The core values are: Safety; Ownership; Achievement; Respect.

 

EXPECTATIVAS DE COMPORTAMIENTO – Se espera que todos los estudiantes sigan el Código de Conducta del Estudiante. La escuela y el hogar deben trabajar juntos para enseñar respeto y autodisciplina. Los maestros seguirán el plan de disciplina de toda la escuela y establecerán las reglas y procedimientos en el salón de clase. Los valores fundamentales de toda la escuela se enseñarán y se espera que todos los estudiantes sigan las reglas. Los valores fundamentales son: Seguridad; Propiedad; Logro; Respeto.

CAFETERIA –Willow Oak School provides free breakfast and lunch to all students.

• Breakfast is served in the cafeteria until 7:55 a.m. Please arrive by 7:50 to allow sufficient time to eat.
• Lunch: Students bringing a bag lunch may purchase milk or juice. Please do not send carbonated beverages (sodas), candy, or large bags of chips as these items are not allowed in the cafeteria.
  • Due to changes during early dismissal days and special activity days at the end of the year we cannot accommodate lunch visitors.
  • Due to space limitations please limit 2 guests per child for lunch visits.
  • Due to the Jessica Lunsford Act (protecting children) parents/guardians are required to eat lunch outside at the picnic tables.

CAFETERÍA –La escuela Willow Oak ofrece desayuno y almuerzo gratis a todos los estudiantes.

• El desayuno: se sirve en la cafetería hasta las 7:55 a.m. Por favor llegue antes de las 7:50 para tener suficiente tiempo para comer.
• Almuerzo: Los estudiantes que traigan su almuerzo pueden comprar leche o jugo. No envíe bebidas carbonatadas (gaseosas), dulces o bolsas grandes de papas fritas, ya que estos artículos no están permitidos en la cafetería.
• Debido a cambios durante los días de salida temprana y los días de actividades especiales al final del año, no podemos acomodar a los visitantes durante la hora de almuerzo.
• Debido a limitaciones de espacio, el límite es de 2 invitados por niño/a para las visitas durante la hora del almuerzo.
• Debido a la Ley Jessica Lunsford (protegiendo a los niños), los padres / tutores deben almorzar afuera en las mesas de “picnic”.

CLASSROOM PARTIES – Per Polk County School Board Policy, classroom parties are held twice per year (prior to Winter Break and prior to the End of the Year). Per PCPS Communicable Disease Policy:

• Food items must be commercially prepared and individually wrapped by the commercial supplier to protect students against food borne illnesses.
• Beverages should be purchased ready to serve (i.e. juice boxes).
• Home prepared foods are not permitted.
• Birthday, Valentine, and Miscellaneous Deliveries
  • Gifts, flowers, balloons, and bakery items may not be delivered to school or taken to lunch for a student. Any gifts brought to school will remain in the office and the parent will be called to pick them up as they are not allowed on buses and/or daycare vans.
  • Party invitations may not be distributed at school.

FIESTAS EN EL SALÓN DE CLASES – De acuerdo con la Política de la Junta Escolar del Condado de Polk, las fiestas en el salón de clases se llevan a cabo dos veces al año (antes de las vacaciones de invierno y antes de fin de año). Según la política de enfermedades transmisibles de PCPS:

• • • Los alimentos deben ser preparados comercialmente y envueltos individualmente por el proveedor comercial para proteger a los estudiantes contra enfermedades transmitidas por alimentos.
    • Las bebidas deben comprarse listas para servir (es decir, cajas de jugo).
    • No se permiten alimentos preparados en el hogar.
    • Entregas de cumpleaños, San Valentín y misceláneas
    • Los regalos, flores, globos y artículos de panadería no se pueden entregar a la escuela ni llevar almuerzo para el estudiante. Cualquier regalo que se traiga a la escuela permanecerá en la oficina y se llamará al padre o encargado para que lo recoja, ya que no está permitido en los autobuses y / o vehículo de guardería. Las invitaciones a fiestas no se pueden distribuir en la escuela.

CELL PHONES and DIGITAL DEVICES – Willow Oak School is not responsible for lost, damaged, or stolen cell phones/devices. Students are not allowed to use cell phones while on campus.

TELÉFONOS CELULARES y DISPOSITIVOS DIGITALES – La Escuela Willow Oak no es responsable por teléfonos / dispositivos celulares perdidos, dañados o robados. Los estudiantes no pueden usar teléfonos celulares mientras están en la escuela.

COMMUNICATION – Emergency Card:  Phone numbers to call you should be on the emergency card, including daytime, evening, and work numbers. Accurate numbers are a must. Please update throughout the year as needed. Please also include names and numbers of other family members that can be contacted if you cannot be reached.

• Agenda: Please check your child’s agenda daily for schoolwork, letters from the teacher, homework, school notices, calendars, and other important items.
• Online Parent Communication: Please sign up for the online communication system your child’s teacher uses, such as Class Dojo, for further communication options.
• Parent Portal: Access your child’s grades, attendance records, and other important information. Request your PIN number from the school office.
• Grade Reporting: Report cards each 9-weeks with Interim reports halfway through the grading period.

COMUNICACIÓN – Tarjeta de emergencia: los números de teléfono para llamar a los padres o encargados deben estar en la tarjeta de emergencia, en ella debería estar incluidos los números de día, noche y del trabajo. El número de teléfono deberán ser números actuales estos son imprescindibles. Por favor actualice los numero de teléfono durante el año escolar según sea necesario. Incluya también los nombres y números de otros miembros de la familia con los que se pueda comunicar si no es posible localizarlo.

• Agenda: Por favor revise la agenda de su hijo/a diariamente para el trabajo escolar, cartas del maestro, tareas, avisos escolares, calendarios y otros elementos importantes.
• Comunicación en línea con los padres o encargados: regístrese en el sistema de comunicación en línea que usa el maestro/a de su hijo/a, como la aplicación “Class Dojo”, para obtener más opciones de comunicación.
• Portal para padres o encargados: acceda a las calificaciones, registros de asistencia y otra información importante de su hijo/a. Solicite su número de contraseña para el portal de padres “PIN” en la oficina de la escuela.
• Informe de calificaciones: el reporte de calificaciones se entrega cada 9 semanas con informes interino a la mitad del período de calificaciones.

CONFERENCES – Teachers are available for prearranged conferences before and after school. Conferences may be arranged at other times directly with the teacher or with the office. In all instances, when arriving for conferences, all parents must check in through the office and have a VALID GOVERNMENT ISSUED ID.

CONFERENCIAS – Los maestros/as están disponibles para conferencias previamente programado para horarios antes y después de la escuela. Las conferencias se pueden arreglar en otros momentos directamente con el maestro/a o con la oficina. En todos los casos, al llegar a las conferencias, todos los padres o encargados deberán registrarse en la oficina y tener una IDENTIFICACIÓN VÁLIDA EMITIDA POR EL GOBIERNO.

HEALTH/CLINIC – We have a school nurse who takes very good care of our students when ill or injured. She will make sure all medication is taken correctly and on time.

• Prescriptions:  All medication taken at school must be prescribed by a licensed physician and must have a Medical Authorization form completed and on file. These forms are available in the clinic. Medications must be brought to the school by an adult in the original container.

• Over-the-counter: Medication may NOT be given or taken at school.
• DO NOT send any form of medication (including cough drops) with your child.
• Band-Aids, etc. are available for emergency treatment at school by our Clinic Nurse.
• Students with a temperature of 100 degrees (the students need to be free 24hours of fever), rash, vomiting, diarrhea, or exhibiting any other symptoms of communicable disease SHOULD NOT be sent to school.

SALUD / CLÍNICA – Tenemos una enfermera escolar que cuida muy bien a nuestros estudiantes cuando están enfermos o lesionados. Ella se asegurará de que todos los medicamentos se tomen correctamente y a tiempo.

• Recetas: Todos los medicamentos que se tomen en la escuela deben ser recetados por un médico con licencia y deben tener un formulario de Autorización Médica completado y archivado. Estos formularios están disponibles en la clínica. Un adulto debe traer los medicamentos a la escuela en el envase original.
• Medicamentos sin receta: NO se pueden administrar ni tomar medicamentos en la escuela.
• NO envíe ningún tipo de medicamento (incluidas las pastillas para la tos) con su hijo/a.
• Curitas “Band-Aids”, etc. están disponibles para tratamiento de emergencia en la escuela por nuestra Enfermera Clínica.
• NO DEBE enviar a la escuela estudiantes con una temperatura de 100 grados, tambien el estudiante debe estar libre de temperatura al menos 24 horas antes de regresar a la escuela, también si su niño/a presenta sarpullido, vómitos, diarrea o que presenten cualquier otro síntoma de una enfermedad contagiosa.

LOST AND FOUND – Students are encouraged to turn in all found articles (money, clothing, jewelry, book bags, books, etc.) to the office. Please write your child’s name inside jackets, sweaters, lunchboxes, back packs, etc. Unclaimed clothing will be donated to the clothes closet at the end of the school year.

ARTICULOS PERDIDOS Y/o ENCONTRADOS – Se les pide a los estudiantes que entreguen todos los artículos encontrados (dinero, ropa, joyas, mochilas, libros, etc.) a la oficina. Por eso es importante que escriba el nombre de su hijo/a dentro de las chaquetas, suéteres, loncheras, mochilas, etc. La ropa no reclamada se donará al armario de ropa al final del año escolar.

TARDINESS – Students who arrive to school later than 8:00 a.m. are tardy and should report to the office for a tardy slip before reporting to the classroom. Students who get 3 unexcused tardies will be charged with 1 unexcused absence.

TARDANZAS – Los estudiantes que llegan a la escuela después de las 8:00 a.m. esto cuenta como llegada tarde y deben reportarse a la oficina para recibir un pase de tardanza antes de presentarse al salón de clases. Los estudiantes que tengan 3 tardanzas injustificadas serán equivalente a 1 ausencia injustificada.

VISITORS – All visitors must first report to the main office to sign in with a GOVERNMENT ISSUED ID, and they must wear a visitor’s badge. Teachers will not allow any adult in their classroom without a visitor’s badge. Instructional time is from 8:00-3:00. Please do not interrupt classes by going to your child’s classroom during this time, unless you have arranged with the teacher in advance.

VISITANTES: todos los visitantes deben presentarse primero a la oficina principal para registrarse con una identificación emitida por el gobierno y deben usar una identificación de visitante. Los maestros/as no permitirán a ningún adulto en su salón de clases sin una credencial para visitante. El tiempo de instrucción es de 8:00AM -3:00 PM.  Por favor, no interrumpa las clases asistiendo al salón de clases de su hijo/a durante este tiempo, a menos que haya acordado con el maestro/a con anticipación.

VOLUNTEERS – Volunteers are a valuable part of our school. We need volunteers to help in classrooms, chaperone field trips, work in the library, and help with special events. All volunteers must fill out a Volunteer Application Form and become approved. The application processing fee is $25.00. These forms are available through the front office or online at https://volunteer.polk-fl.net. Volunteers should not post pictures of students online (Facebook).

VOLUNTARIOS – Los voluntarios son una parte valiosa de nuestra escuela. Necesitamos voluntarios para ayudar en los salones de clases, acompañar en excursiones, trabajar en la biblioteca y ayudar con eventos especiales. Todos los voluntarios deben completar un formulario de solicitud de voluntario y ser aprobados. La tarifa de procesamiento de la solicitud es de $ 25.00. Estos formularios están disponibles en la oficina principal o en línea en https://volunteer.polk-fl.net.  Los voluntarios no deben publicar fotografías de estudiantes en línea como (Facebook).

DRESS CODE – Willow Oak School supports the Uniform Dress Code established by the School Board of Polk County. School administration will determine if clothing is appropriate for school and complies with district and school rules as outlined in the PCPS Student Code of Conduct. Therefore, the dress code is as follows:

• Shirts: School T-shirts will be sold by the school for those who wish to purchase them. All shirts, other than school T-shirts, must be white or navy blue and have a collar.

• Pants/Shorts/Skirts:  Bottoms should be navy, khaki (tan), or solid black. The fabric may be twill, denim, or corduroy. All pants and shorts must be worn at the waist. Shorts/skirts must be at least fingertip length.
• Shoes:  All shoes must be closed in with a rubber sole (tennis shoes or sneakers preferred). No jelly, flip flop, or Croc shoes will be allowed.
• Outer Garments: The dress code policy prohibits students from wearing trench coats. Coats, jackets, and zip-up sweatshirts may be worn if an approved uniform shirt is visible underneath the outer garment. These may have a hood, but hoods are not to be placed over heads inside the buildings.

• Other:  Shirts must be tucked in at all times. A belt must be worn with bottoms that have belt loops.

 

CÓDIGO DE VESTIMENTA – La Escuela Willow Oak apoya el Código de Vestimenta de Uniforme establecido por la Junta Escolar del Condado de Polk. La administración de la escuela determinará si la ropa es apropiada para la escuela y cumple con las reglas del distrito y de la escuela como se describe en el Código de Conducta del Estudiante de PCPS. Por tanto, el código de vestimenta es el siguiente:

• Camisetas: La escuela venderá camisetas escolares para aquellos que deseen comprarlas. Todas las camisas, excepto las de la escuela, deben ser blancas o azul marino y tener cuello.
• Pantalones / pantalones cortos / faldas: la parte de abajo debe ser azul marino, caqui (bronceado) o negro sólido. La tela puede ser de sarga, mahones o pana. Todos los pantalones y pantalones cortos deben usarse a la cintura. Los pantalones cortos / faldas deben llegar al menos a la punta de los dedos.
• Zapatos: Todos los zapatos deben estar cerrados con suela de goma (se prefieren zapatos tenis o zapatillas de deporte). No se permitirán zapatos de gelatina, chanclas o “Croc”.
• Vestimenta adicional: La política del código de vestimenta prohíbe que los estudiantes usen chaquetas largas. Se pueden usar abrigos, chaquetas y sudaderas con cremallera que se pueda ver la camisa del uniforme aprobado por la escuela esta debe estar debajo de abrigo o chaqueta. Estos pueden tener una capucha, pero las capuchas no deben colocarse sobre las cabezas dentro de la escuela.
• Otro: Las camisas deben estar por dentro del pantalón en todo momento. Se debe usar un cinturón en los pantalones que tengan trabillas.

Any kind of jacket/coat/cardigan is acceptable if it meets regular dress code rules, including:

• Hooded sweatshirts are allowed, but hoods may not be worn during school hours
• Outerwear may not be disruptive, distracting, display offensive language/symbols, etc.
• School staff may ask students to remove jackets.
• Trench coats are not allowed.

Cualquier tipo de chaqueta/abrigo/cárdigan es aceptable si cumple con las reglas regulares del código de vestimenta, que incluyen:

• Se permiten sudaderas con capucha, pero no se pueden usar capuchas durante el horario escolar
• La ropa de abrigo no puede ser perjudicial, que distraiga, que muestre lenguaje/símbolos ofensivos, etc.
• El personal de la escuela puede pedir a los estudiantes que se quiten las chaquetas.
• No se permiten abrigos impermeables.

As a school, we will participate in the moment of silence during morning announcements.  The moment of silence will last one to two minutes, during which time students may not interfere with other students’ participation. Teachers may not make suggestions as to the nature of any reflection that a student may engage in during the moment of silence.  However, parents and guardians are encouraged to discuss the moment of silence with their child and to make suggestions as to the best use of this time.